Descripción del puesto de trabajo de Asistente Administrativo
Las responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen:
- Gestionar las solicitudes y consultas administrativas de los altos cargos
- Organizar y programar las citas con el software de administración
- Planificación de reuniones y redacción de actas detalladas
Resumen del trabajo
Estamos buscando un Asistente Administrativo responsable para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Las funciones del Asistente Administrativo incluyen proporcionar apoyo a nuestros gerentes y empleados, ayudar en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra empresa.
¿Qué hace un asistente administrativo?
Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen la organización de viajes y reuniones, la preparación de informes y el mantenimiento de sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas, como MS Excel y equipos de oficina. Si además tienes experiencia previa como secretario o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.
En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento eficiente y sin problemas del día a día de nuestra oficina.
Responsabilidades
- Contestar y dirigir las llamadas telefónicas
- Organizar y programar citas
- Planificar reuniones y redactar actas detalladas
- Redactar y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios
- Asistir en la preparación de informes programados regularmente
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo
- Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina
- Pedir material de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores
- Mantener las listas de contactos
- Reservar los arreglos de viaje
- Presentar y conciliar informes de gastos
- Prestar apoyo general a los visitantes
- Actuar como punto de contacto para los clientes internos y externos
- Coordinarse con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para atender las solicitudes y consultas de los altos directivos
Requisitos
- Experiencia comprobada como Asistente Administrativo, Asistente Virtual o Asistente Administrativo de Oficina.
- Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
- Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y faxes
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
- Excelente capacidad de gestión del tiempo y de priorización del trabajo
- Atención al detalle y capacidad de resolución de problemas
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Gran capacidad de organización y de realizar varias tareas a la vez
- Título de bachillerato; se valorará la cualificación adicional como asistente administrativo o secretario
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