Descripción del puesto de trabajo de Asistente Administrativo

Las responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen:

• Gestionar las solicitudes y consultas administrativas de los altos cargos
• Organizar y programar las citas con el software de administración
• Planificación de reuniones y redacción de actas detalladas

Resumen del trabajo

Estamos buscando un Asistente Administrativo responsable para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Las funciones del Asistente Administrativo incluyen proporcionar apoyo a nuestros gerentes y empleados, ayudar en las necesidades diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra empresa.

¿Qué hace un asistente administrativo?

Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen la organización de viajes y reuniones, la preparación de informes y el mantenimiento de sistemas de archivo adecuados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas, como MS Excel y equipos de oficina. Si además tienes experiencia previa como secretario o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento eficiente y sin problemas del día a día de nuestra oficina.

Responsabilidades

• Contestar y dirigir las llamadas telefónicas
• Organizar y programar citas
• Planificar reuniones y redactar actas detalladas
• Redactar y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios
• Asistir en la preparación de informes programados regularmente
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Actualizar y mantener las políticas y procedimientos de la oficina
• Pedir material de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores
• Mantener las listas de contactos
• Reservar los arreglos de viaje
• Presentar y conciliar informes de gastos
• Prestar apoyo general a los visitantes
• Actuar como punto de contacto para los clientes internos y externos
• Coordinarse con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para atender las solicitudes y consultas de los altos directivos

Requisitos

• Experiencia comprobada como Asistente Administrativo, Asistente Virtual o Asistente Administrativo de Oficina.
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
• Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y faxes
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
• Excelente capacidad de gestión del tiempo y de priorización del trabajo
• Atención al detalle y capacidad de resolución de problemas
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Gran capacidad de organización y de realizar varias tareas a la vez
• Título de bachillerato; se valorará la cualificación adicional como asistente administrativo o secretario