Descripción del trabajo de Asistente Ejecutivo Senior

Las responsabilidades del Asistente Ejecutivo Senior incluyen:

• Coordinar los calendarios diarios de los altos directivos
• Planificación de citas y eventos
• Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos y los empleados/clientes

Resumen del trabajo

Buscamos un Asistente Ejecutivo Senior responsable para apoyar a nuestros altos directivos de manera oportuna y profesional. Proporcionará asistencia administrativa y de oficina de alta calidad a los ejecutivos de alto nivel.

Las principales funciones del Asistente Ejecutivo Senior incluyen la programación de reuniones, la organización de viajes y la organización de calendarios diarios. Para tener éxito en este puesto, debe ser proactivo, cumplir los plazos y comunicarse con eficacia. Nuestro candidato ideal también tiene experiencia previa como asistente ejecutivo y está familiarizado con las tecnologías de gestión de oficinas.

En última instancia, deberá ser capaz de identificar y atender las necesidades de los altos directivos y realizar tareas administrativas para garantizar que el flujo de trabajo de nuestra empresa se desarrolle sin problemas.

Responsabilidades

• Coordinar los calendarios diarios de los altos cargos
• Planificar citas y eventos
• Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos y los empleados/clientes
• Crear informes periódicos y actualizar las bases de datos internas
• Organizar los viajes
• Gestionar las llamadas telefónicas y los correos electrónicos
• Responder con prontitud a las consultas de los directivos
• Facilitar la comunicación interna (por ejemplo, distribuir información y programar presentaciones)
• Sugerir formas más eficientes de hacer funcionar la oficina y solucionar problemas de funcionamiento
• Revisar y recomendar cambios en las políticas de la empresa

Requisitos

• Experiencia laboral probada como Asistente Ejecutivo Senior, Asistente Administrativo Ejecutivo o función similar.
• Conocimiento de los procedimientos de oficina
• Sólida experiencia con sistemas de gestión de oficinas, ERPs y MS Office
• Familiaridad con calendarios en línea y sistemas en la nube
• Experiencia en el uso de equipos de oficina, incluyendo impresoras y faxes
• Gran capacidad de comunicación (por teléfono, correo electrónico y en persona)
• Experiencia en el ejercicio de la discreción y la confidencialidad con información sensible de la empresa
• Excelentes habilidades organizativas con capacidad para pensar de forma proactiva y priorizar el trabajo
• Título de bachillerato; se valorarán las cualificaciones adicionales como asistente personal o secretaria