Descripción del trabajo de director de oficina

Las responsabilidades del Director de Oficina incluyen:

• Programar reuniones y citas dentro de la oficina
• Organización de la distribución de la oficina y pedido de material de papelería y equipos
• Mantener el estado de la oficina y organizar las reparaciones necesarias

¿Contratando a un Director de Oficina? Regístrate en la prueba gratuita de 15 días de Workable para publicar este trabajo y contratar mejor, más rápido.

Resumen del trabajo

Buscamos un Director de Oficina para organizar y coordinar las tareas de administración y los procedimientos de oficina. Su función es crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de eficacia organizativa, comunicación y seguridad.

¿Qué hace un director de oficina?

Los deberes y responsabilidades del gerente de oficina incluyen programar reuniones y citas, hacer arreglos de suministros de oficina, saludar a los visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados. Se valorará la experiencia previa como director de oficina o administrador de oficina. El gerente de oficina seleccionado también deberá tener experiencia con diversos programas informáticos de oficina (herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de manejar con precisión las tareas administrativas.

En última instancia, el director de oficina debe ser capaz de garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y el funcionamiento diario.

Responsabilidades

• Servir como persona de contacto para las tareas de gestión de la oficina, incluyendo:
  • Mantenimiento
  • Correo electrónico
  • Suministros
  • Equipo
  • Facturas
  • Recados
  • Compras
• Programar reuniones y citas
• Organizar la disposición de la oficina y pedir material de papelería y equipos
• Mantener el estado de la oficina y organizar las reparaciones necesarias
• Colaborar con RRHH para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario
• Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina
• Coordinar con el departamento de informática todos los equipos de la oficina
• Garantizar que todos los artículos se facturen y se paguen a tiempo
• Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de oficinas, los proveedores de servicios y el alquiler de oficinas
• Gestionar el presupuesto G&A de la oficina, garantizar la presentación de informes precisos y oportunos
• Proporcionar apoyo general a los visitantes
• Ayudar en el proceso de incorporación de los nuevos empleados
• Atender las consultas de los empleados sobre cuestiones de gestión de la oficina (por ejemplo, papelería, hardware y organización de viajes)
• Coordinar con los proveedores de gestión de instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad
• Planificar actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias

Requisitos

• Experiencia comprobada como Gerente de Oficina, Gerente de Front Office o Asistente Administrativo.
• Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos de los administradores de oficina
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular)
• Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
• Familiaridad con herramientas de programación de correo electrónico, como Email Scheduler y Boomerang
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo
• Atención al detalle y capacidad de resolución de problemas
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Gran capacidad de organización y planificación en un entorno de ritmo rápido
• Mente creativa con capacidad para sugerir mejoras
• Título de bachillerato; se valorará una cualificación adicional como auxiliar administrativo o secretario