Descripción del trabajo de representante de recepción

Las responsabilidades del representante de recepción incluyen:

• Mantener la recepción ordenada y presentable con todo el material necesario
• Saludar y dar la bienvenida a los clientes cuando se acercan a la recepción
• Responder a las preguntas y atender las quejas

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Resumen del trabajo

Estamos buscando un agradable Representante de recepción para llevar a cabo todas las tareas de recepción y de oficina en el mostrador de nuestra entrada principal. Serás la "cara" de la empresa para todos los visitantes y serás responsable de la primera impresión que demos.

El candidato ideal tendrá una personalidad amistosa y fácil de llevar, a la vez que será muy perspicaz y disciplinado. Deberá ser capaz de atender las quejas y dar información precisa. Es esencial un enfoque orientado al cliente.

El objetivo es hacer que los huéspedes y visitantes se sientan cómodos y valorados mientras están en nuestras instalaciones.

Responsabilidades

• Mantener la recepción ordenada y presentable con todo el material necesario (bolígrafos, formularios, papel, etc.)
• Recibir y dar la bienvenida a los huéspedes
• Responder a las preguntas y atender las quejas
• Responder a todas las llamadas entrantes y redirigirlas o guardar los mensajes
• Recibir cartas, paquetes, etc. y distribuirlos
• Preparar el correo saliente redactando la correspondencia, asegurando los paquetes, etc.
• Comprobar, clasificar y reenviar los correos electrónicos
• Controlar los suministros de oficina y hacer pedidos cuando sea necesario
• Mantener los registros y archivos actualizados
• Controlar los gastos y costes de la oficina
• Asumir otras funciones que se le asignen (organización de viajes, horarios, etc.)

Requisitos

• Experiencia probada como representante de recepción, agente o puesto relevante
• Familiaridad con las máquinas de oficina (por ejemplo, fax, impresora, etc.)
• Conocimientos de gestión de oficinas y contabilidad básica
• Dominio del inglés (oral y escrito)
• Excelente conocimiento de MS Office (especialmente Excel y Word)
• Gran capacidad de comunicación y don de gentes
• Buena capacidad de organización y multitarea
• Capacidad para resolver problemas
• Orientación al servicio al cliente
• Título de bachillerato; se valorarán las cualificaciones adicionales