Descripción del trabajo de recepcionista

Las responsabilidades del recepcionista incluyen:

• Recibir a los visitantes en la recepción saludando, dando la bienvenida, dirigiendo y anunciando adecuadamente
• Contestar a las llamadas telefónicas entrantes y desviarlas
• Recepción y clasificación del correo diario

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Resumen del trabajo

Buscamos un/a recepcionista que gestione diariamente nuestra recepción y realice diversas tareas administrativas y de oficina.

¿Qué hace un recepcionista?

Como recepcionista, serás el primer punto de contacto de nuestra empresa. Las funciones de nuestra recepcionista incluyen ofrecer apoyo administrativo a toda la organización. Recibirá a los invitados y saludará a las personas que visiten la empresa. También coordinará las actividades de la recepción, incluyendo la distribución de la correspondencia y el desvío de las llamadas telefónicas.

Para tener éxito como recepcionista, debe tener una personalidad agradable, ya que este es también un papel de servicio al cliente. Además, debe ser capaz de atender las emergencias de manera oportuna y eficaz, al tiempo que agiliza las operaciones de la oficina. La multitarea y la habilidades de gestión del estrés son esenciales para este puesto. Esta función puede requerir trabajar a turnos, por lo que se valora la flexibilidad.

En última instancia, los deberes y responsabilidades de un recepcionista son garantizar que la recepción de los huéspedes sea positiva, y ejecutar todas las tareas administrativas con los más altos estándares de calidad.

Responsabilidades

• Saludar y dar la bienvenida a los invitados nada más llegar a la oficina
• Dirigir a los visitantes a la persona y la oficina adecuadas
• Contestar, filtrar y desviar las llamadas telefónicas entrantes
• Garantizar que la zona de recepción esté ordenada y presentable, con todo el material de papelería necesario (por ejemplo, bolígrafos, formularios y folletos)
• Proporcionar información básica y precisa en persona y por teléfono/correo electrónico
• Recibir, clasificar y distribuir el correo/entregas diarias
• Mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y controlando el acceso a través del mostrador de recepción (supervisar el libro de registro, emitir tarjetas de identificación para los visitantes)
• Pedir los suministros de la oficina y mantener el inventario de las existencias
• Actualizar calendarios y programar reuniones
• Organizar los viajes y el alojamiento, y preparar los comprobantes
• Mantener un registro actualizado de los gastos y costes de la oficina
• Realizar otras tareas administrativas de recepcionista, como archivar, fotocopiar, transcribir y enviar faxes

Requisitos

• Experiencia laboral probada como Recepcionista, Representante de la Oficina de Atención al Público o función similar.
• Dominio del paquete de Microsoft Office
• Experiencia práctica con equipos de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
• Actitud y apariencia profesional
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
• Capacidad para ser ingenioso y proactivo cuando surgen problemas
• Excelente capacidad de organización
• Habilidades multitarea y de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar tareas
• Actitud de servicio al cliente
• Título de bachillerato; se valorará una certificación adicional en gestión de oficinas