Descripción del trabajo de asistente de oficina
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Asistente de Oficina Las responsabilidades incluyen:
- Organizar la oficina y asistir a los asociados para optimizar los procesos
- Clasificar y distribuir oportunamente las comunicaciones
- Utilización de sistemas informáticos de "back-office" (software ERP)
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Resumen del trabajo
Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar en la organización y funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la empresa.
¿Qué hace un asistente de oficina?
El candidato ideal será un profesional muy trabajador, capaz de realizar diversas tareas de apoyo a la oficina y de trabajar diligentemente bajo presión. Esta persona se sentirá cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción, así como incorporando nuevas y eficaces formas de conseguir mejores resultados.
Responsabilidades
- Organizar la oficina y asistir a los asociados de manera que se optimicen los procedimientos
- Ordenar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
- Crear y actualizar registros garantizando la exactitud y la validez de la información
- Programar y planificar reuniones y citas
- Controlar el nivel de suministros y gestionar la escasez
- Resolver las averías relacionadas con la oficina y responder a las solicitudes o problemas
- Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas
- Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas
- Desempeñar las funciones de recepcionista cuando sea necesario
Requisitos
- Experiencia probada como asistente de back-office, asistente de oficina, asistente virtual o en otra función administrativa relevante.
- Conocimiento de sistemas informáticos de "back-office" (software ERP)
- Conocimiento práctico de los equipos de oficina
- Conocimiento profundo de los procedimientos de gestión de la oficina
- Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo
- Capacidad de análisis y aptitud para la resolución de problemas
- Excelente capacidad de comunicación escrita y verbal
- Dominio de MS Office
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