Descripción del trabajo de asistente de oficina

Descripción del trabajo de asistente de oficina

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Asistente de Oficina Las responsabilidades incluyen:

  • Organizar la oficina y asistir a los asociados para optimizar los procesos
  • Clasificar y distribuir oportunamente las comunicaciones
  • Utilización de sistemas informáticos de "back-office" (software ERP)

descripción del trabajo de asistente de oficina

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Resumen del trabajo

Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar en la organización y funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la empresa.

¿Qué hace un asistente de oficina?

El candidato ideal será un profesional muy trabajador, capaz de realizar diversas tareas de apoyo a la oficina y de trabajar diligentemente bajo presión. Esta persona se sentirá cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción, así como incorporando nuevas y eficaces formas de conseguir mejores resultados.

Responsabilidades

  • Organizar la oficina y asistir a los asociados de manera que se optimicen los procedimientos
  • Ordenar y distribuir las comunicaciones de manera oportuna
  • Crear y actualizar registros garantizando la exactitud y la validez de la información
  • Programar y planificar reuniones y citas
  • Controlar el nivel de suministros y gestionar la escasez
  • Resolver las averías relacionadas con la oficina y responder a las solicitudes o problemas
  • Coordinarse con otros departamentos para garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas
  • Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas
  • Desempeñar las funciones de recepcionista cuando sea necesario

Requisitos

  • Experiencia probada como asistente de back-office, asistente de oficina, asistente virtual o en otra función administrativa relevante.
  • Conocimiento de sistemas informáticos de "back-office" (software ERP)
  • Conocimiento práctico de los equipos de oficina
  • Conocimiento profundo de los procedimientos de gestión de la oficina
  • Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo
  • Capacidad de análisis y aptitud para la resolución de problemas
  • Excelente capacidad de comunicación escrita y verbal
  • Dominio de MS Office

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