Descripción del trabajo de secretaria

Las responsabilidades de la secretaria incluyen:

• Responder a las llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
• Gestionar la agenda diaria/semanal/mensual y organizar nuevas reuniones y citas
• Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios

Resumen del trabajo

Como secretaria, asumirá las funciones de apoyo administrativo y de oficina con el fin de optimizar los procedimientos de trabajo en la oficina.

Asistirás a los colegas y a los ejecutivos apoyándolos en la planificación y distribución de la información.

Serás el punto de referencia para todas las consultas, peticiones o problemas y serás parte integrante de la plantilla de la empresa.

Responsabilidades

• Responder a las llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
• Gestionar la agenda diaria/semanal/mensual y organizar nuevas reuniones y citas
• Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios
• Archivar y actualizar la información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos
• Apoyar y facilitar la realización de informes periódicos
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Comprobar con frecuencia los niveles de material de oficina y hacer los pedidos pertinentes
• Organizar los viajes
• Documentar los gastos y entregar los informes
• Realizar ocasionalmente tareas de recepcionista

Requisitos

• Experiencia laboral demostrada como Secretaria o Auxiliar Administrativo
• Familiaridad con las técnicas de organización y optimización de la oficina
• Alto grado de multitarea y capacidad de gestión del tiempo
• Excelente capacidad de comunicación escrita y verbal
• Integridad y profesionalidad
• Dominio de MS Office
• Título de bachillerato