Descripción del puesto de funcionario administrativo

Las responsabilidades del Oficial Administrativo incluyen:

• Gestión de las existencias de material de oficina y realización de pedidos
• Preparación de informes financieros y administrativos periódicos
• Administración de las bases de datos de la empresa

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Resumen del trabajo

Estamos buscando un oficial administrativo para unirse a nuestro equipo y apoyar nuestros procedimientos diarios de oficina.

El oficial administrativo seleccionado actuará como punto de contacto para todos los empleados, proporcionando apoyo administrativo y gestionando sus consultas. Las principales tareas incluyen la gestión del stock de la oficina, la preparación de informes periódicos (por ejemplo, gastos y presupuestos de la oficina) y la organización de los registros de la empresa. Si tienes experiencia previa como administrador de oficina o un papel administrativo similar, nos gustaría conocerte. Nuestro candidato ideal también tiene conocimientos de los equipos de oficina y de las herramientas de gestión de la oficina.

En definitiva, deberá ser capaz de garantizar el buen funcionamiento de nuestras actividades administrativas, tanto a diario como a largo plazo.

Responsabilidades

• Gestionar las existencias de material de oficina y realizar los pedidos
• Preparar informes periódicos sobre los gastos y los presupuestos de la oficina
• Mantener y actualizar las bases de datos de la empresa
• Organizar un sistema de archivo para los documentos importantes y confidenciales de la empresa
• Responder a las consultas de los empleados y clientes
• Actualizar las políticas de la oficina según sea necesario
• Mantener el calendario de la empresa y programar las citas
• Reservar salas de reuniones según sea necesario
• Distribuir y almacenar la correspondencia (por ejemplo, cartas, correos electrónicos y paquetes)
• Preparar informes y presentaciones con datos estadísticos, según se le asigne
• Organizar los viajes y el alojamiento
• Programar eventos internos y externos

Requisitos

• Experiencia laboral probada como Oficial Administrativo, Administrador o función similar
• Sólidos conocimientos de procedimientos de oficina
• Experiencia con software de gestión de oficina como MS Office (MS Excel y MS Word, específicamente)
• Gran capacidad de organización con actitud para resolver problemas
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Atención al detalle
• Título de bachillerato; se valorarán las cualificaciones adicionales en Administración de Oficinas