Descripción del puesto de secretario ejecutivo

Las responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:

• Mantener la agenda del ejecutivo y asistir en la planificación de citas, reuniones de la junta directiva, conferencias, etc.
• Asistir a reuniones y redactar actas
• Recibir y filtrar las llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario

Resumen del trabajo

Buscamos a un competente Secretaria ejecutiva para apoyar a los altos cargos de nuestra empresa. Serás quien organice y mantenga la agenda de los ejecutivos y les asista realizando diversas tareas administrativas.

Las secretarias ejecutivas deben ser profesionales rápidas con gran capacidad de gestión del tiempo y multitarea. Gracias a su diligencia y competencia en el trabajo, los ejecutivos pueden centrarse en sus responsabilidades directivas sin preocuparse de otras tareas.

El objetivo es contribuir a la eficiencia de la empresa en general, garantizando que todas las tareas administrativas asignadas se lleven a cabo a tiempo y con eficacia.

Responsabilidades

• Mantener la agenda del ejecutivo y ayudar a planificar las citas, las reuniones de la junta directiva, las conferencias, etc.
• Asistir a reuniones y redactar actas
• Recibir y filtrar las llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
• Gestionar y priorizar toda la correspondencia saliente o entrante (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
• Organizar los viajes de los ejecutivos
• Manejar documentos confidenciales garantizando su seguridad
• Preparar facturas o estados financieros y prestar asistencia en la contabilidad
• Supervisar los suministros de oficina y negociar las condiciones con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables
• Mantener los registros electrónicos y en papel garantizando que la información esté organizada y sea fácilmente accesible
• Llevar a cabo investigaciones y preparar presentaciones o informes según se le asigne

Requisitos

• Experiencia probada como secretaria ejecutiva o función administrativa similar
• Dominio de MS Office y de programas informáticos de "back-office" (por ejemplo, ERP)
• Conocimiento profundo de la gestión de oficinas y de los procedimientos contables básicos, así como del vocabulario técnico del sector correspondiente
• Familiaridad con los métodos básicos de investigación y las técnicas de elaboración de informes
• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo
• Excelente capacidad de comunicación y negociación
• Integridad y confidencialidad
• Licenciatura en administración de empresas o campo relacionado